Conclusioni

Quanto l’informatica ha semplificato il mondo e quanto l’ha complicato? Ci siamo mai chiesti cos’è davvero cambiato nella nostra vita e nel nostro lavoro con l’avvento dell’informatica? Sembrerebbero domande ovvie, e in parte lo sono, ma non sono così sicuro che tutti abbiano capito fino in fondo di cosa intendo parlare.

Come visto nelle parti precedenti, oggi data la grande velocità con la quale riusciamo a creare e modificare documenti, diventa importante avere una buona gestione dell’archivio informatico e delle modifiche ai file. Abbiamo quindi enunciato sette regole che non rappresentano la soluzione ottimale per la gestione delle modifiche del materiale di un PC, ma che dettano una serie di buoni consigli (best practice) che una volta applicati alle mie esigenze possono dare un grande beneficio alla mia capacità di gestire dati, informazioni e la loro modifica. Il modo per calare le sette regole nella mia realtà è quella di confrontare quanto tempo risparmia e quanto ne perdo ad applicarle.

E’ stato anche affermato, ed è bene ribadirlo che se siete degli utenti professionali, utilizzate cioè il computer per lavoro, e se avete problemi nell’archiviazione e nella gestione delle modifiche dei documenti, il consiglio è di non applicare queste regole, ma di rivolgervi a delle persone esperte in change management che possano indirizzarvi verso i software e la documentazione adatta. Anche se a dire il vero molte aziende italiane, ancora oggi, si limitano ad una buona gestione dei soli dati contabili, restando legati ad una gestione approssimativa se non addirittura ad una non gestione dei dati/disegni/documenti tecnici. Cioè tutte le aziende hanno un gestionale, ma poche un gestore degli archivi e dei processi di produzione. In questo caso applicare le sette regole potrebbe essere un modo per risparmiare tempo e denaro, soprattutto se la buona gestione è un’esigenza che nasce dagli operativi e non è recepita ai livelli dirigenziali (gli unici che potrebbero approvare i consistenti esborsi di danaro che richiedono questi sistemi).

Se siete degli utenti medi, e non fate parte della casistica appena espressa, allora sappiate che, come appena detto, sono molte le aziende che non si sono dotate di sistemi PDM/PLM e ancora oggi riescono a stare sul mercato gestendo le modifiche alla loro documentazione e la ricerca delle informazioni, utilizzando una buona organizzazione del file system e delle buone regole di nomenclatura dei file. E sappiate che se questo metodo fallisce, di solito il fallimento è imputabile ad uno o più delle seguenti circostanze che poco hanno a che fare con la bontà dei consigli:

• In un’azienda più persone operano sul sistema di folder. Non si tratta di un PC, ma di un server dove decine di persone salvano il loro lavoro.

• La maggior parte delle persone che accedono ai file su un server non ha ideato la struttura che si trova ad utilizzare. Spesso non è neppure studiata da un componente della funzione che si intende gestire (ad esempio il sistema di folder è strutturato dal sistemista ed utilizzato dai progettisti meccanici). Questo rende le cartelle intuitive all’informatico che l’ha studiate nei nomi e nella struttura e ovviamente il tutto risulta completamente oscuro ai disegnatori che ne debbono fare uso.

• Dopo una buona organizzazione iniziale, il controllo e la gestione sulla struttura si allasca e questa non viene fatta evolvere secondo le esigenze dell’ambiente mutevole che vorrebbe gestire. Questo è dovuto a tutta una serie di ragioni che solitamente si possono sintetizzare nella poca attenzione che si pone nei confronti della gestione di un buon archivio (sia esso cartaceo che informatico) che spesso viene lasciata alla buona volontà di qualcuno senza che ne sia direttamente responsabile (col risultato che se questo qualcuno è oberato il tutto viene lasciato a se stesso e si deteriora in fretta).

Inoltre ogni cambiamento all’interno di un’azienda è subordinato alla burocrazia approvazioni di rito, se serve riunioni e discussioni, anche la sola scelta di un nome da dare ad una cartella può far perdere alle persone intere giornate se la struttura non è sufficientemente snella. Se io sono un progettista, di sicuro non potrò creare da me la cartella su un server, ma dovrò contattare qualcuno con i diritti per farlo. Potrei non conoscerlo e se lo conosco, questo qualcuno potrebbe come detto essere oberato da un’infinità di problemi ritenuti più importanti (di solito non ci sono molti sistemisti in un’azienda meccanica), la mia esperienza mi insegna che se un utente deve penare anche solo un’ora per poter inserire un file nel giusto folder di una struttura, allora fa finta di nulla e inserisce il documento nella cartella che si avvicina di più a quella giusta. Questi due problemi non affliggono solo la gestione del file system, ma tutti i tipi di archiviazione di un’azienda, anche se questa si è dotata di un ottimo sistema di PLM. Dove lavoravo in passato, c’era un buon sistema di classificazione della documentazione. Era cartaceo e consisteva in una serie di cartellette all’interno di uno schedario classificate a seconda del prodotto trattato e della tecnologia utilizzata. Purtroppo col passare degli anni sia la gamma di prodotti che le tecnologie utilizzate erano cambiate, ma il sistema di classificazione era rimasto inalterato. Morale: i progettisti inserivano tutti i disegni nell’unica cartelletta che in qualche modo fosse ancora valida. E il risultato è presto detto, l’intero sistema di archiviazione era andato in crisi e non si riusciva a trovare più nulla senza estenuanti ricerche disegno per disegno in mezzo a centinaia e centinaia.

• Un’azienda produce decine di migliaia di documenti l’anno e in queste condizioni è facile perdere il controllo se non c’è un software automatico che mantiene il legame tra il file fisico e tutta una serie di parametri che aiutano la sua ricerca e il tracciamento delle modifiche (motivo per cui tutte le aziende, grandi e piccoli, secondo me oggi si debbono dotare, se non l’hanno ancora fatto, almeno di un PDM).

Lasciatemi aprire una parentesi. Per me è più semplice portare come esempio di aziende che gestiscono documenti e processi di approvazione, le aziende meccaniche e di progettazione in genere, perché è della gestione informatica di queste che mi occupo, però chiunque legga l’articolo, indipendentemente dal lavoro che fa, secondo me può associare le cose dette al suo specifico caso lavorativo. In ogni azienda si gestiranno documenti non fiscali e vi sarà la necessità di un buon archivio e di un buon gestore di flussi/approvazioni. Si pensi a qualcosa di molto diverso da una ditta meccanica, ad esempio un’agenzia che eroga prestiti, una finanziaria. Le pratiche di richiesta, con tutta la documentazione allegata (solitamente i dati del cliente, le buste paga e quant’altro) vengono inserite in una cartelletta (proprio come i disegni di un progettista), quindi subiscono un iter di approvazioni/rifiuti che avvengono da vari responsabili dopo aver visionato la pratica (simile a ciò che le aziende meccaniche fanno, prima di costruire un pezzo secondo il nuovo disegno, la documentazione viene analizzata, rivoltata, controllata se conforme alle normative e così via) quindi al termine di tutto il flusso, il plico accettato o rifiutato viene archiviato in via definitiva, pronto ad essere recuperato in caso ce ne sia bisogno. Potrei aver detto delle imprecisioni, ma non credo di essermi allontanato molto dal reale modo di gestire una finanziaria. Per questo credo che con un piccolo sforzo di fantasia sia possibile portare lo scenario descritto nei punti precedenti alla propria realtà lavorativa. E se si lavora per una piccola realtà, si vedrà che molte delle problematiche descritte le si vive quotidianamente sulla propria pelle.

A questo punto se lo sforzo è riuscito, abbandonando il contesto lavorativo si potrà intuire che anche a casa ci troviamo a dover gestire le stesse identiche problematiche che hanno tutte le aziende. Rispetto ad un’azienda, un privato ha però delle semplificazioni nella gestione che lo aiutano a rendere più snella la gestione del tutto

• Nell’archivio del proprio PC le mani le mette solo il padrone dello stesso, anche se il PC è condiviso il desktop e le cartelle di archiviazione sono separate. Questo evita che cervelli diversi operino sulla stessa struttura.

• La stessa persona gestisce l’archivio e lo usa, quindi lo crea e lo modifica in base alle proprie regole e non è legato all’interpretazione di un terzo.

• Un utente medio ha il problema dell’archivio, ma quasi mai del problema di dover approvare i documenti (esso stesso crea file, li modifica, decide quando farli vedere agli amici e così via), quindi non ha una burocrazia da seguire, quindi non ha bisogno di un sistema che archivia e fa molto altro. Inoltre la modifica di un archivio è solo legata alla propria buona volontà, non deve cercare chi ha i diritti giusti e non deve rimanere legato al tempo di questo tizio. Evidentemente piuttosto che mettere un file in un posto qualunque perdendo poi tempo in ricerca, fa prima a decidere che nome dare alla nuova cartella e crearla.

• Il numero di documenti creati/modificati non è eccessivo. Il vantaggio di questo è che l’archivio sarà semplice e facilmente gestibile, mentre lo svantaggio è che non starà tutti i giorni a creare, modificare, archiviare, quindi una struttura intuitiva (e magari ben descritta in un file di indice, come detto nella regola 7) è vitale per ovviare alla mancanza di automatismi che si instaurano quando invece l’utilizzo di qualcosa è continuo e costante.

Tenendo conto di tutto ciò detto, si converrà che con un po’ di buona volontà, per la maggior parte degli utenti medi, il metodo descritto può risultare di grande utilità per mantenere in ordine e facilitare le modifiche dei propri documenti. Ad un costo praticamente irrisorio: un minimo di analisi di quello che si fa e un minimo di attenzione quando si decide su come e dove salvare un file.

Approfondimenti (tecnici):

• http://www.imprese.intesasanpaolo.com/scriptImpn0/imprese/dossier/dossier.jsp?idcontent=14118
• http://www.plm-systems.com/it/home.php