Tenere sotto controllo un archivio elettronico che evolve, in maniera semplice e poco costosa

Il punto di forza dell’informatica è però anche il punto di partenza per tutti i nostri guai. Infatti, aumentando la nostra capacità produttiva finiamo per dover gestire migliaia e migliaia di file sparsi ovunque, spesso slegati tra loro, in un disordine che il più delle volte ci fa perdere il controllo. Credo sia capitato a tutti di cercare un particolare documento e di trovarne svariate versioni non sapendo più stabilire quale fosse l’ultima scritta o quella più completa e di perdere interi pomeriggi tra cartelle, file zip, back up, e quant’altro. Oppure di non riuscire più a trovare ciò che cerchiamo perché probabilmente in una delle passate pulizie abbiamo cancellato (ritenendola superata) proprio la versione che serve a noi. Penso sia frustrante quando saltano fuori tutte le prime bozze, che non ci servono a nulla, e non la versione definitiva.

Perché capita ciò? Perché col computer abbiamo imparato a produrre e modificare dati, salvando diverse copie, ma non abbiamo imparato a gestire tali modifiche in maniera organizzata. E così ci fidiamo di un’archiviazione su disco di cui fanno fede solo il nome e la data dell’ultima modifica. Non usiamo, laddove sono presenti, i sistemi di tracciatura delle modifiche e facciamo proliferare sull’hard disk una notevole quantità di archivi che variano di poco uno dall’altro, con nomi che invece possono essere molto diversi, e spesso archiviati in posti davvero lontani.

Un esempio su tutti. In word è possibile attivare una funzione che tiene memoria di tutte le modifiche e i salvataggi effettuati, permettendo così di avere un unico file su disco, ma di poter risalire a tutte le versioni precedenti. In quanti sanno di questa possibilità? E di quelli che ne sono a conoscenza in quanti la utilizzano ritenendola utile?

Come detto ognuno può rispondere a queste due domande in maniera semplice, basterà aprire il gestore dei file (ad esempio “esplora risorse” di windows) e cercare un file che sapete di aver scritto anni addietro, cercare tutte le sue versioni, riconoscere l’ultima e così via. Se tutto questo lo fate impiegando pochi secondi, allora avete ragione a non preoccuparvi, se invece impiegate dei minuti e spesso non arrivate ai risultati sperati, allora prendere in considerazione di gestire le modifiche è d’obbligo.

Tanto più se queste verifiche le avete fatte per la società per la quale lavorate e che fa del tempo perso un costo e dei documenti persi un danno economico più o meno rilevante (si pensi se a perdersi è una fattura).

Prima di iniziare a trattare l’oggetto di questa seconda parte, voglio precisare che non ci occuperemo di software professionali di gestione delle modifiche. Per intenderci di quei sistemi, come ad esempio i PDM o i PLM (http://www.cwi.it/notizia/573/2007-07-23/Osservatorio-PLM.html), di cui si dotano le aziende e nemmeno ci occuperemo di tutta la bibliografia del change management. Non è obiettivo di questo articolo fare una carrellata di tools o di parlare della problematica a livello teorico.

Quello che faremo è dare qualche consiglio che possa aiutare, con costi irrisori (diciamo pure nulli), un utente medio a migliorare la gestione delle modifiche dei propri file.

Seguendo un metodo che è in uso soprattutto nei paesi anglosassoni, qui daremo 7 piccole regole (in inglese best practice), che se seguite possono dare benefici anche notevoli nella ricerca e nella modifica dei documenti. Ovviamente le regole non sono un must, ovvero non le si deve applicare tutte ciecamente, ma rappresentano una linea guida che va valutata in termini di costi/benefici sulla base della mia particolari situazione. Nel nostro caso i costi saranno costi in termini di tempo impiegato ad applicare una regola, i beneficio saranno risparmi, sempre in termini di tempo, che la regola stessa ci porta in fase di ricerca/modifica di un documento. Detto questo passiamo velocemente ad illustrare le 7 regole d’oro:

1. Il punto di partenza per una buona gestione delle modifiche è avere un buon archivio. Il salvataggio caotico dei file, non è auspicabile. Se non si ha a disposizione altro, una buona organizzazione delle cartelle del file system è d’obbligo.

L’albero dei direttori non deve essere troppo profondo cioè bisogna evitare di archiviare un documento in “C:documentimieipersonaliviaggivacanzemarepugliafotobelle”. Questo ci obbligherebbe a dover navigare molto in profondità costringendoci ad andare su e giù per i vari livelli di cartelle qualora non ci ricordiamo più dove abbiamo messo il file.

Per contro non si deve nemmeno eccedere nel numero di cartelle che ci sono all’interno di un folder, se devo scegliere quella giusta tra 30, 40 o peggio 50 cartelle credete che archivierò per bene il mio file?

Ovviamente il segreto è la misura, 3-4 livelli massimo di profondità e 5-10 cartelle massimo in un unico folder. Dite che non vi bastano? Facciamo una prova. Stiamo sulla taglia inferiore e supponiamo di strutturare il nostro file system con 3 livelli di profondità di folder e con 5 cartelle, per ognuno di questi livelli: lo spazio di archivio a disposizione è 5^3=125 directory di archiviazione: Che ne dite? Basteranno?

2. L’archivio non è un’organizzazione statica. Non devo aver paura di cambiare l’ordine delle cartelle, crearne di nuove, spezzare il contenuto tra due nuovi folder quando quello di origine diventa troppo pieno. Questo perché appunto stiamo cercando di gestire il cambiamento e il nostro PC non è un’entità statica, ma nuovi file vengono aggiunti ed anche nuovi media. L’importante è che una volta definita un’organizzazione, questa venga poi seguita e mantenuta fino a che non si rende necessaria una nuova riorganizzazione. Per questo motivo la fase di definizione di una struttura è la più critica, perché deve tener conto del fatto che ciò che sto impostando oggi deve poter essere cambiato con poco sforzo domani.

Questo non vuol assolutamente dire che devo progettare una struttura completa (cioè non devo pensare quali file mi ritroverò a gestire tra tre anni), ma che devo fare in modo di essere il più possibile previdente. All’occorrenza aggiungere un livello o una nuova cartella nella struttura non deve significare lo stravolgimento dell’intera organizzazione che mi sono dato. In parole povere da un lato devo evitare di creare di folder che poi restano vuoti (con il solo risultato di aggiungere un ulteriore posto “dove guardare” quando faccio le mie ricerche, senza un beneficio concreto), dall’altro, quando penso su quanti livelli e quanti folder a livello devo strutturare, non devo soffermarmi su un sistema di cartelle che corrisponde esattamente e strettamente ai soli file che voglio archiviare oggi (se oggi creo un unico livello contenente 7-8 cartelle, probabilmente tra tre quattro mesi quando le cartelle saranno diventate 20-30 mi ritroverò a dover ripensare all’intero sistema di archiviazione).

3. La struttura di archiviazione deve essere intuitiva e facilmente decodificabile, ovvero auto-esplicativa per chi la deve usare (che poi nel nostro caso coincide con chi l’ha creata). Mai come in questo caso è valido il detto: “chi non conosce la sua scrittura è un asino di natura”. L’organizzazione la imposto per me, grave se poi non mi ci raccapezzo.

4. Là dove possibile dovrei usare gli strumenti che aiutano a tracciare le modifiche in un file (ad esempio il sistema di tracking di word), in mancanza di questi sistemi dovrei adottare una metodologia di nomenclatura dei file che mi consenta, leggendo il nome, di capire velocemente tutta una serie di informazioni utili ad identificare in maniera univoca il documento in oggetto (ad esempio il contenuto, quando l’ho scritto, che versione è e se è l’ultima). Se il file lo chiamo:

Articolo_gestione_modfiche_01_08-07-2008.pdf

Riesco immediatamente a comprendere che si tratta di un articolo, in particolare dell’articolo che tratta della gestione delle modifiche ed è la prima versione creata l’otto luglio 2008.

Se nello stesso folder esiste anche Articolo_gestione_modifiche_02_10-07-2008.pdf mi sarà chiaro che il secondo file è una versione modificata del primo ed evidentemente se non ce ne sono altre, saprò che è anche la più aggiornata. Non sarà sofisticato come il tracking di word, ma riesco comunque a tenere traccia dell’evoluzione del documento.

5. Se ho troppi file in un direttorio, posso dividere l’ultima versione da quelle obsolete creando una sotto-directory con il nome del file. Nell’esempio del punto precedente creo una cartella chiamata: Articolo_gestione_modfiche_OLD

Al suo interno sposterò Articolo_gestione_modfiche_01_08-07-2008.pdf, ovvero la versione superata, mentre terrò nel folder principale Articolo_gestione_modifiche_02_10-07-2008.pdf, che rappresenta il documento aggiornato.

6. Devo prestare molta attenzione quando salvo i documenti (ed è il motivo per il quale le aziende si dotano di un PDM o di un PLM, che gestisce appunto l’archiviazione in maniera razionale e non consente all’utente di scegliere dove inserire i file, ma solo di classificare il documento) perché se sbaglio la cartella nella quale vado a salvare, perderà di efficacia tutta la mia organizzazione. Anche quando vado ad aprire un documento devo stare attento a non trascinarlo. L’errore più grande che viene commesso è che durante il doppio click su un file si sposta il mouse e il file viene accidentalmente spostato in un altro folder. Capita sovente di commettere lo stesso errore anche su intere cartelle. Un modo per aggirare questo problema è quello di abituarsi ad utilizzare il singolo click invece del doppio (windows mette a disposizione la scelta di come interagire con file e cartelle nelle impostazione dei folder) perché se con un solo click parte l’apertura file difficilmente questo può essere trascinato in altre parti.

7. Sarebbe buona norma documentare sia l’organizzazione dei folder (una breve descrizione per ogni folder della struttura) sia stabilire dei legami tra documenti diversi. Magari in un foglio excel posso indicare che il contenuto della cartella “Articoli” è collegato, con una certa convenzione nel nome, al contenuto della cartella “Approfondimenti” e definire con una breve descrizione il tipo di legame (ad esempio: “in approfondimenti ci sono tutte le parti di un articolo non pubblicato per mancanza di spazio fa fede la prima parte del nome. Es. Articolo_gestione_modifica è legato ad Approfondimenti_gestione_modifica”).

Nella terza ed ultima parte di questo articolo tireremo un po’ le conclusioni del discorso fatto, mettendo in luce quelli che possono comunque essere i tranelli nell’utilizzo non appropriato delle regole date.

• http://www.trackback.it/articolo/come-gestire-le-modifiche-dell-hard-disk/13963/
• http://www.ilsoftware.it/articoli.asp?id=3632