Benefici dell’introduzione dell’informatica nella produzione e modifica dei documenti.

In qualsiasi campo della nostra vita nel quale è stata introdotta l’informatica, si è ridotto il tempo necessario per ottenere qualcosa.

Dopo questa semplice disamina, se fossi di fronte ad una platea e non ad uno schermo, ciò che mi aspetterei è un mormorio e due obiezioni:

• Qualcuno sorridendo mi direbbe “grazie tante, hai scoperto l’acqua calda”.

• Qualche altro invece con sguardo truce mi contesterebbe “non sempre è così! In ditta da me è stato introdotto un software che mi fa perdere un sacco di tempo per registrare le fatture.”

La prima obiezione non voglio smontarla. Ho davvero detto una serie di ovvietà, ma siamo sicuri che le implicazioni siano così palesi? Mi spiego meglio.

Prendiamo il caso della videoscrittura. In quanti hanno battuto lettere o documenti a macchina per poter comprendere di quanto si è semplificato il modo di scrivere? Per poter davvero apprezzare un’innovazione bisognerebbe aver provato cosa voleva dire “il prima” e cosa “il dopo”. Io a 36 anni, non ho mai scritto veri documenti a macchina, ma la mia unica tastiera è sempre stata quella del PC.

Ma se anche ho vissuto la transizione dalla procedura manuale a quella automatica, sono riuscito ad inquadrare il cambio? Pensiamo ad esempio all’invio una lettera, cosa devo fare se voglio spedirla con la posta normale?

Per prima cosa prendere un foglio bianco, scrivere (sperando di non sbagliare, perché se avessi sbagliato o mi rassegnavo a mandare la lettera con delle cancellazioni più o meno grandi o avrei dovuto consumare una risma di fogli), imbustare, quindi andare a comperare i francobolli, andare alla più vicina buca delle lettere e inserire la missiva nell’apposito foro. E non è finita, perché a questo punto si deve attendere qualche giorno (anche qualche settimana o mese a seconda della distanza e dell’efficienza del servizio postale) che la lettera sia recapitata. Morale una corrispondenza epistolare tradizionale può portare allo scambio di due, tre, cinque lettere al mese (dipendenti dal tempo di scrittura, da quanto la lettera attendeva prima di essere imbucata, dalle tempistiche di consegna).

Mentre se decido di inviare un’e-mail?

Accendo il PC, scrivo, correggo ove necessario senza cancellature e senza dover ricominciare da capo, invio e in maniera quasi istantanea (se tutto funziona ovviamente) la lettera è disponibile nella casella del destinatario. Negli scambi più assidui di mail si giunge a scambiarsi decine di mail al giorno.

Ci siamo mai fermati davvero a pensare a qual è stata la reale implicazione sul tempo di invio di una lettera tra il metodo tradizionale e quello elettronico? Credo di non dire un’eresia se affermo che forse noi oggi non li consideriamo nemmeno la stessa cosa, quindi difficilmente possiamo apprezzare l’accresciuta velocità di produzione.

Poi ovvio, mi si può dire che una mail tradizionale scritta a mano ha un sapore diverso, e su questo posso anche concordare, come concordo che costruirsi la propria cassa panca scegliendo il legno e inchiodando le assi ha un gusto diverso dall’entrare in un negozio e comprarne una già fatta.

Alla seconda obiezione (in ditta da me è stato implementato un software che mi fa perdere un sacco di tempo) invece voglio rispondere con una osservazione: i benefici apportati dalla gestione informatica di una attività si apprezzano solo se parte da noi l’esigenza di migliorare il modo col quale gestiamo le cose. Se l’innovazione viene imposta, si reagisce con scetticismo e di solito si rigetta la soluzione senza quasi nemmeno averla usata o provato ad imparare ad usarla.

Soprattutto se l’imposizione avviene sul posto di lavoro. Per lavoro ho sempre dovuto guidare l’innovazione nelle aziende in cui ho lavorato e l’ostacolo più duro da superare è sempre stato quello di convincere l’utente che la soluzione che si trovava di fronte era più semplice della precedente. Anche se supportato da fatti incontrovertibili, non è mai stato facile vincere i pregiudizi sulle novità.

Come aneddoto mi piace raccontare di quando rubai tutte le lamette da barba dalle scrivanie dei progettisti onde evitare che modificassero i disegni col tecnigrafo invece che con il CAD.

Prima dell’avvento dei computer si disegnava su lucido con l’ausilio di matite e tecnigrafo. Una volta finito il disegno per evitare che le linee tracciate potessero cancellarsi, venivano ripassate con un pennino intriso di china o con un pennarello punta fine. Quindi i disegni venivano archiviati. Dopo un certo tempo poteva capitare che al disegno dovessero essere apportate delle modifiche, allora con una lametta da barba, venivano grattate le linee di china da modificare e con il sistema precedente (matita + china) si disegnavano le nuove.

Questa procedura è diventata inutile quando si è iniziato ad usare il CAD, anzi la forza dei modellatori grafici sta proprio in questo: faccio un disegno, lo salvo e se poi lo devo modificare, lo richiamo a video e lo modifico con gli strumenti stessi del software.

Ovviamente una volta che ho imparato ad usare il CAD, produrre un disegno da zero o modificarlo è la stessa cosa, in quanto uso le stesse identiche funzioni!

Eppure i progettisti usavano il computer per creare un disegno da zero, ma il tecnigrafo per gestire le modifiche. Questo perché ritenevano il metodo tradizionale, cancellazione delle linee errate del lucido con la lametta, ridisegno a matita e ripasso con la china delle nuove righe, più rapido e performante. Era ovviamente una presa di posizione a priori in quanto il processo di informatizzazione era stato imposto dall’alto. I progettisti lo subivano senza potersi ribellare per la creazione di documenti nuovi, mentre per la modifica, il cui processo era meno controllabile, deviavano volentieri verso il tecnigrafo. La modifica dei disegni era meno controllabile, perché non tutto era stato prodotto al computer, ma in un’azienda che produceva dagli anni ‘40 è ovvio che una buona parte della documentazione era ancora frutto del lavoro manuale del passato. L’espediente del furto delle lamette ed il conseguente obbligo ad utilizzare il CAD per modificare i progetti oltre che per crearli, dopo un certo borbottio iniziale ha prodotto una esclamazione di stupore da parte del progettista più anziano e refrattario alle nuove tecnologie, incredibilmente modificare al computer era molto più veloce soprattutto se le modifiche erano parecchie. Col metodo tradizionale, spesso si dovevano “grattare” così tante righe, che si preferiva rifare il disegno da capo.

L’aneddoto appena raccontato, oltre a far sorridere, dovrebbe aver dimostrato che è proprio la velocità la svolta epocale introdotta dai sistemi computerizzati. L’informatica ci ha semplificato la vita nelle attività di tutti i giorni perché ci ha notevolmente velocizzato la produzione e la modifica di tutti gli oggetti che ci servono per gestire queste attività (documenti, disegni, lettere e quant’altro). E’ stata così efficace, che in molti processi della nostra vita abbiamo iniziato ad utilizzare le nuove tecnologie senza quasi accorgercene, lasciando i mezzi tradizionali ai “puristi” e ai “nostalgici”.

Assodati i benefici, nella prossima parte ci occuperemo delle implicazioni di questo aumento di velocità e di come tenere sotto controllo un ambiente notevolmente mutevole, come appunto un computer sul quale vengono creati file, scambiati documenti e modificati archivi.

• http://it.wikipedia.org/wiki/Change_management
• http://www.romaexplorer.it/marketing/management/business/change_management.htm